Coworking Space là gì​? A – Z thông tin về “văn phòng làm việc chung”

Coworking Space (không gian làm việc chung) là mô hình văn phòng hiện đại, nơi các cá nhân, nhóm làm việc và doanh nghiệp khác nhau cùng chia sẻ không gian và tiện ích. Đây là giải pháp lý tưởng cho những ai tìm kiếm sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và cộng đồng làm việc năng động. Vậy cụ thể Coworking Space là gì? Bài viết này sẽ là cuốn cẩm nang toàn diện, cung cấp cho bạn từ A đến Z mọi thông tin cần biết về “văn phòng làm việc chung”.

1. Coworking Space – Nơi chia sẻ không gian làm việc

Coworking Space, thường được biết đến là không gian làm việc chung hay văn phòng chia sẻ, là một mô hình dịch vụ cung cấp không gian làm việc hiện đại, trang bị đầy đủ tiện nghi văn phòng, cho phép nhiều cá nhân, đội nhóm hoặc doanh nghiệp cùng chia sẻ và sử dụng.

Thay vì gánh nặng chi phí cố định cao của văn phòng truyền thống, người dùng coworking chỉ thanh toán cho không gian thực sự cần thiết, đồng thời hưởng lợi từ việc dùng chung các tiện ích cao cấp như phòng họp, khu vực tiếp khách chuyên nghiệp, pantry tiện lợi và các thiết bị văn phòng tiên tiến.

2. Đặc điểm chính của Coworking Space

Sau đây là một số đặc điểm chính của Coworking Space:

• Không gian làm việc chia sẻ với đầy đủ tiện ích: Cung cấp môi trường làm việc chuyên nghiệp với bàn ghế, internet tốc độ cao, máy in, phòng họp, khu vực pantry,…
• Chi phí tối ưu: Người thuê chỉ trả tiền cho không gian và dịch vụ mà họ sử dụng, thường là một khoản phí cố định hàng tháng bao gồm hầu hết các tiện ích.
• Mạng lưới kết nối (Networking): Là nơi tập trung nhiều cá nhân, startup, doanh nghiệp từ các lĩnh vực khác nhau.
• Thiết kế không gian đa dạng và truyền cảm hứng: Các Coworking Space thường chú trọng đầu tư vào thiết kế kiến trúc, nội thất để tạo ra không gian làm việc đẹp, độc đáo, thoải mái.
• Tính linh hoạt cao: Cho phép người dùng dễ dàng thay đổi gói dịch vụ, tăng giảm diện tích thuê tùy theo nhu cầu phát triển mà không bị ràng buộc bởi các hợp đồng thuê dài hạn như văn phòng truyền thống.

3. 3 loại hình Coworking Space phổ biến

Dưới đây là một số loại hình phổ biến nhất:

3.1. Chỗ ngồi linh hoạt (Hot Desk/Flexible Desk)

Chỗ ngồi linh hoạt là lựa chọn cơ bản và phổ biến nhất tại các Coworking Space. Với loại hình này, người dùng không có một vị trí cố định. Thay vào đó, họ có thể chọn bất kỳ chỗ ngồi nào còn trống trong khu vực làm việc chung mỗi khi đến.

Đặc điểm:

• Không có bàn làm việc riêng, người dùng thường mang theo laptop và các vật dụng cá nhân cần thiết.
• Chi phí thấp nhất trong các loại hình Coworking.
• Thường được tính theo ngày, theo gói số ngày trong tháng hoặc theo tháng với quyền truy cập không giới hạn vào khu vực chung.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí tối đa.
• Linh hoạt về thời gian và không gian.
• Cơ hội tiếp xúc với nhiều người khác nhau mỗi ngày.

Nhược điểm:

• Có thể không đảm bảo có chỗ ngồi yêu thích.
• Phải dọn dẹp đồ đạc mỗi khi kết thúc ngày làm việc.
• Ít không gian lưu trữ cá nhân.

Giá thuê: Mức giá cho chỗ ngồi linh hoạt tại TP.HCM có thể dao động từ khoảng 1.250.000 VNĐ đến 3.500.000 VNĐ mỗi tháng hoặc thậm chí chỉ từ 150.000 VNĐ mỗi ngày.

3.2. Chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk)

Chỗ ngồi cố định cung cấp cho người dùng một bàn làm việc riêng, được giữ cố định cho họ trong suốt thời gian thuê. Người dùng có thể để lại máy tính, tài liệu và các vật dụng cá nhân tại bàn làm việc của mình.

Đặc điểm:

• Có một bàn làm việc riêng trong khu vực chung hoặc khu vực dành riêng cho người thuê chỗ cố định.
• Thường đi kèm với tủ đựng đồ cá nhân có khóa.
• Chi phí cao hơn chỗ ngồi linh hoạt nhưng thấp hơn văn phòng riêng.

Ưu điểm:

• Sự ổn định, tiện lợi khi không phải di chuyển đồ đạc hàng ngày.
• Có không gian cá nhân hóa ở mức độ nhất định, vẫn được hưởng lợi từ cộng đồng chung.

Nhược điểm:

• Ít linh hoạt hơn so với hot desk.
• Chi phí cao hơn.

Giá thuê: Giá thuê chỗ ngồi cố định tại TP.HCM thường nằm trong khoảng 1.750.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ mỗi tháng hoặc từ 3.500.000 VNĐ/ghế.

3.3. Văn phòng riêng (Private Office)

Văn phòng riêng là một không gian làm việc khép kín, được trang bị đầy đủ nội thất và tiện nghi, dành riêng cho một cá nhân, đội nhóm hoặc công ty. Quy mô văn phòng riêng rất đa dạng, từ phòng cho 1 – 2 người đến không gian cho hàng chục nhân viên.

Đặc điểm:

• Không gian riêng tư, có cửa và khóa riêng.
• Được trang bị bàn ghế, tủ tài liệu và các tiện nghi văn phòng cần thiết.
• Người thuê vẫn được sử dụng các tiện ích chung của Coworking Space như phòng họp, pantry, khu vực tiếp khách.

Ưu điểm:

• Đảm bảo sự riêng tư và bảo mật.
• Không gian làm việc ổn định và chuyên nghiệp, có thể tùy chỉnh ở mức độ nhất định, vẫn được kết nối với cộng đồng Coworking.

Nhược điểm:

• Chi phí cao nhất trong các loại hình Coworking,
• it linh hoạt hơn trong việc thay đổi quy mô đột ngột so với chỗ ngồi linh hoạt/cố định.

Giá thuê: Giá thuê văn phòng riêng trọn gói tại TP.HCM có thể bắt đầu từ 8.000.000 VNĐ/tháng hoặc từ 3.800.000 VNĐ theo diện tích và nhà cung cấp.

4. Ưu nhược điểm của mô hình Coworking Space

Như bất kỳ mô hình nào, Coworking Space cũng có những ưu điểm vượt trội và một số hạn chế nhất định.

4.1. Ưu điểm

Mô hình Coworking Space mang lại nhiều lợi ích đáng kể, giải quyết các bài toán mà văn phòng truyền thống hoặc làm việc tại nhà khó có thể đáp ứng.

• Tiết kiệm chi phí tối ưu: So với văn phòng truyền thống, Coworking Space có thể giúp tiết kiệm đến 50% chi phí. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các startup và doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn chế.
• Tính linh hoạt vượt trội: Coworking Space cung cấp sự linh hoạt cao về thời gian thuê (theo giờ, ngày, tháng), quy mô không gian (từ một chỗ ngồi đến văn phòng riêng) và các gói dịch vụ.
• Xây dựng cộng đồng và mở rộng mạng lưới kết nối (Networking): Coworking Space là nơi hội tụ của nhiều cá nhân, doanh nghiệp từ các lĩnh vực đa dạng, tạo ra một môi trường giàu cơ hội để gặp gỡ, giao lưu, học hỏi và hợp tác.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp và truyền cảm hứng sáng tạo: Các Coworking Space thường được thiết kế hiện đại, đẹp mắt, với không gian mở, nhiều ánh sáng tự nhiên và các khu vực chức năng đa dạng.
• Tiện ích đầy đủ và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp: Người dùng được hưởng trọn vẹn các tiện ích văn phòng hiện đại như internet tốc độ cao, máy in, phòng họp được trang bị đầy đủ, khu vực pantry với trà và cà phê miễn phí.
• Giảm gánh nặng quản lý và vận hành văn phòng: Mọi vấn đề liên quan đến quản lý tòa nhà, bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất, vệ sinh đều do đơn vị cung cấp Coworking Space đảm nhận.

4.2. Nhược điểm

Bên cạnh những lợi ích vượt trội, Coworking Space cũng tồn tại một số hạn chế mà người dùng cần cân nhắc:

• Thiếu sự riêng tư và bảo mật thông tin: Do đặc thù là không gian làm việc chung, việc đảm bảo sự riêng tư tuyệt đối và bảo mật thông tin có thể là một thách thức.
• Xao nhãng và tiếng ồn: Môi trường làm việc chung với nhiều người hoạt động có thể gây ra tiếng ồn và sự xao nhãng, ảnh hưởng đến khả năng tập trung, đặc biệt đối với những công việc đòi hỏi sự yên tĩnh cao độ.
• Ít quyền kiểm soát đối với không gian và cơ sở vật chất: Người dùng Coworking Space phải chấp nhận thiết kế và quy định chung của không gian, ít có khả năng tùy chỉnh theo sở thích hoặc văn hóa riêng của công ty như đối với văn phòng truyền thống.
• Tính cạnh tranh tiềm ẩn: Trong một không gian mở quy tụ nhiều doanh nghiệp, đôi khi có thể xuất hiện các đối thủ cạnh tranh cùng ngành. Điều này đòi hỏi sự khéo léo trong giao tiếp và bảo vệ thông tin kinh doanh.
• Giờ giấc hoạt động có thể bị giới hạn: Mặc dù nhiều Coworking Space hoạt động 24/7, một số nơi vẫn có giờ làm việc cố định (ví dụ từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều).

5. Đối tượng nào nên sử dụng Coworking Space?

Việc xác định liệu mô hình này có phù hợp hay không phụ thuộc vào nhu cầu, tính chất công việc và mục tiêu của từng cá nhân hoặc tổ chức.

5.1. Freelancer và người làm việc tự do

Đây là một trong những nhóm đối tượng hưởng lợi nhiều nhất từ Coworking Space.

Lý do phù hợp:

• Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Thay vì làm việc ở nhà dễ bị xao nhãng hoặc các quán cà phê ồn ào, Coworking Space cung cấp một không gian yên tĩnh, tập trung và đầy đủ tiện nghi.
• Cơ hội kết nối và mở rộng mạng lưới: Làm việc tự do thường đồng nghĩa với sự cô lập. Coworking Space giúp freelancer gặp gỡ, giao lưu với những người cùng ngành hoặc các ngành nghề khác, từ đó mở ra cơ hội hợp tác, học hỏi kinh nghiệm và tìm kiếm dự án mới.
• Tiện ích văn phòng sẵn có: Freelancer được sử dụng các tiện ích như internet tốc độ cao, máy in, phòng họp mà không cần tự đầu tư.
• Tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân: Có một không gian làm việc riêng biệt giúp freelancer duy trì sự cân bằng tốt hơn.
• Chi phí hợp lý: Các gói dịch vụ linh hoạt (theo ngày, theo tháng, chỗ ngồi linh hoạt) phù hợp với ngân sách và nhu cầu không ổn định của freelancer.

5.2. Startup và doanh nghiệp nhỏ (SMEs)

Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) là đối tượng cốt lõi của nhiều Coworking Space.

Lý do phù hợp:

• Tiết kiệm chi phí ban đầu và vận hành: Đây là lợi ích lớn nhất. Startup và SMEs thường có nguồn vốn hạn hẹp. Coworking space giúp họ tránh được các khoản đầu tư lớn cho việc thuê mặt bằng dài hạn, mua sắm nội thất,..
• Linh hoạt và khả năng mở rộng/thu hẹp quy mô: Startup thường có sự thay đổi nhanh chóng về nhân sự. Coworking Space cho phép họ dễ dàng tăng hoặc giảm số lượng chỗ ngồi, diện tích văn phòng mà không bị ràng buộc bởi hợp đồng thuê cố định dài hạn hay phát sinh chi phí chuyển đổi văn phòng.
• Môi trường năng động, sáng tạo và hỗ trợ: Nhiều Coworking Space có cộng đồng startup mạnh mẽ, tạo điều kiện để học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm, tìm kiếm đối tác, nhà đầu tư và thậm chí là nhân tài.
• Địa điểm chuyên nghiệp để gặp gỡ khách hàng/đối tác: Coworking Space thường có vị trí thuận lợi và không gian tiếp khách, phòng họp chuyên nghiệp, giúp nâng cao hình ảnh của công ty.
• Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi: Việc quản lý văn phòng được đơn vị Coworking đảm nhận, giúp startup và SMEs tập trung nguồn lực vào phát triển sản phẩm và kinh doanh.

5.3. Doanh nghiệp lớn

Với nhu cầu mở rộng linh hoạt, tối ưu vận hành và tiếp cận môi trường đổi mới, nhiều doanh nghiệp lớn đã bắt đầu quan tâm đến mô hình coworking space là gì và ứng dụng nó vào chiến lược phát triển.

Lý do phù hợp:

• Không gian cho các đội dự án hoặc chi nhánh mới: Doanh nghiệp lớn có thể sử dụng Coworking Space cho các đội dự án ngắn hạn, các phòng ban cần không gian làm việc linh hoạt.
• Hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa hoặc ở các địa điểm khác nhau: Cung cấp cho nhân viên ở xa trụ sở chính một không gian làm việc chuyên nghiệp, giúp họ duy trì kết nối và hiệu suất.
• Tiếp cận nguồn nhân tài và đổi mới: Làm việc cùng các startup và freelancer trong môi trường Coworking có thể giúp nhân viên của các công ty lớn tiếp thu năng lượng tích cực, ý tưởng mới và văn hóa làm việc năng động, trẻ trung.
• Tối ưu hóa chi phí bất động sản: Trong một số trường hợp, việc sử dụng Coworking Space có thể hiệu quả hơn về chi phí so với việc duy trì các không gian văn phòng truyền thống lớn ít được sử dụng hết công suất.
• Thử nghiệm mô hình làm việc mới: Coworking Space là nơi lý tưởng để các doanh nghiệp lớn thử nghiệm các mô hình làm việc linh hoạt trước khi áp dụng rộng rãi.

5.4. Nhân viên làm việc từ xa hoặc theo mô hình Hybrid

Xu hướng làm việc từ xa và làm việc kết hợp (hybrid working) đã trở nên phổ biến, đặc biệt sau đại dịch COVID-19. Coworking Space mang lại giải pháp hữu hiệu cho nhóm đối tượng này.

Lý do phù hợp:

• Giải pháp thay thế cho làm việc tại nhà: Khắc phục những hạn chế của làm việc tại nhà như sự cô lập, xao nhãng, thiếu tiện nghi chuyên nghiệp và ranh giới mập mờ giữa công việc và cuộc sống.
• Môi trường làm việc tập trung và hiệu quả: Cung cấp không gian được thiết kế cho công việc, giúp tăng cường sự tập trung và năng suất.
• Duy trì kết nối xã hội và nghề nghiệp: Giúp nhân viên làm việc từ xa không bị tách rời khỏi môi trường công sở, có cơ hội giao tiếp và tương tác.
• Tiện lợi và linh hoạt: Có thể chọn Coworking Space gần nhà để giảm thời gian di chuyển hoặc sử dụng các địa điểm khác nhau tùy theo nhu cầu.

6. 5 mẫu Coworking Space đẹp, tăng cảm hứng làm việc

Dưới đây là một số mẫu thiết kế Coworking Space hiện đại, giúp người sử dụng duy trì động lực làm việc:

6.1. Mẫu Coworking Space phong cách hiện đại

Coworking Space phong cách Hiện Đại gây ấn tượng bởi những đường nét thiết kế sắc sảo, không gian mở, nội thất thông minh và màu sắc trung tính kết hợp điểm nhấn táo bạo, tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và tối ưu hiệu suất.

Tọa lạc trên tầng 21 của tòa tháp Vietcombank Tower danh tiếng tại TP.HCM, C.E.O Suite HCM là một mẫu Coworking Space phong cách hiện đại được thực hiện bởi Crystal Design TPL.

Không gian văn phòng chung tập trung chủ yếu vào tính công năng và sự tiện nghi cho người làm việc. Với tường trắng và trần nhà tích hợp hệ thống đèn chiếu sáng panel vuông vắn, không gian luôn đảm bảo đủ ánh sáng cho hoạt động.

Không gian Coworking được trang bị phòng họp riêng biệt, thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp, lý tưởng cho các cuộc thảo luận quan trọng hay gặp gỡ đối tác. Phòng họp nổi bật với tầm nhìn tuyệt đẹp ra thành phố và sông Sài Gòn qua hệ thống cửa kính lớn kéo dài từ sàn đến trần, mang lại không gian thoáng đãng và đầy cảm hứng.

6.2. Mẫu Coworking Space phong cách công nghiệp (Industrial)

Coworking Space phong cách công nghiệp mang đến một không gian làm việc đầy cá tính và phóng khoáng, nổi bật với kết cấu trần và tường thô mộc, vật liệu kim loại, gỗ tự nhiên, cùng nội thất mạnh mẽ, khơi nguồn cảm hứng sáng tạo không giới hạn.

Sự pha trộn giữa nét thô mộc của trần bê tông, ống dẫn sơn đỏ lộ thiên với sự ấm cúng từ sàn gỗ, bàn làm việc chung bằng gỗ tự nhiên và thảm họa tiết rực rỡ cùng vách kính khung kim loại với họa tiết hình học độc đáo và cây xanh trang trí tạo nên một môi trường làm việc vừa năng động, sáng tạo vừa mang cảm giác gần gũi, thoải mái.

Kệ trang trí dạng module khung sắt tích hợp nhiều cây xanh tạo không gian mở và chiếc bốt điện thoại công cộng màu đỏ kiểu Anh độc đáo, mang đến một môi trường làm việc đầy cá tính, khơi gợi sự sáng tạo mà vẫn đảm bảo riêng tư.

6.3. Mẫu Coworking Space phong cách tối giản (Minimalist)

Coworking Space phong cách tối giản kiến tạo một môi trường làm việc tập trung và thanh lịch, lược bỏ mọi chi tiết thừa, ưu tiên đường nét tinh gọn, màu sắc trung tính và không gian thoáng đãng để tối đa hóa sự tập trung và hiệu suất.

Không gian làm việc thể hiện rõ nét phong cách tối giản qua cách bố trí tập trung vào công năng. Các dãy bàn dài màu trắng tinh khiết kết hợp cùng ghế văn phòng màu đen với thiết kế thanh mảnh, không chi tiết thừa.

Chỗ ngồi làm việc yên tĩnh với nội thất biểu tượng như ghế Wassily và bàn phụ khung thép ống có thiết kế hình học tinh gọn. Sự bài trí tinh giản, tập trung vào khoảng trống và ánh sáng tự nhiên, tạo nên một bầu không khí tĩnh tại, thanh lịch và đầy tính thẩm mỹ.

Khu vực nghỉ ngơi của Coworking Space phong cách tối giản với sự thống trị của gam màu trung tính (xám, đen, trắng). Nội thất có thiết kế hình khối đơn giản, đường nét mạch lạc, từ sofa đến ghế Eames và khu bếp thép không gỉ.

6.4. Mẫu Coworking Space phong cách Bắc Âu (Scandinavian)

Coworking Space phong cách Bắc Âu mang đến không gian làm việc ngập tràn ánh sáng tự nhiên, với nội thất gỗ sáng màu, đường nét thiết kế đơn giản, tinh tế và gam màu trung tính, tạo cảm giác ấm cúng, thư thái và thúc đẩy sự tập trung sáng tạo.

Không gian Coworking này mang đậm dấu ấn phong cách Bắc Âu với sự ưu tiên dành cho ánh sáng tự nhiên và nhân tạo ấm cúng, nổi bật qua các chuỗi đèn dây và đèn thả trần công nghiệp.

Không gian Coworking phong cách Bắc Âu toát lên vẻ hiện đại và tinh tế, nổi bật với sàn gỗ sáng màu mang lại cảm giác ấm áp và rộng rãi. Điểm nhấn là tấm thảm tròn màu xanh đậm và chậu cây cảnh lớn, mang đến sự tươi mát và nét chấm phá sinh động cho không gian.

Không gian Coworking thể hiện sự giao thoa giữa phong cách Bắc Âu và thiết kế hiện đại, tạo nên một môi trường làm việc vừa ấm cúng vừa cá tính. Yếu tố Bắc Âu được thể hiện rõ qua việc sử dụng sàn gỗ sáng màu và quầy bar bằng gỗ tự nhiên, mang lại cảm giác gần gũi.

6.5. Mẫu Coworking Space phong cách xanh (Biophilic)

Coworking Space phong cách xanh tối đa hóa sự kết nối với thiên nhiên thông qua việc tích hợp cây xanh phong phú, vật liệu tự nhiên và ánh sáng chan hòa, nhằm kiến tạo một môi trường làm việc trong lành, thư giãn và truyền cảm hứng sáng tạo bền vững.

Không gian Coworking độc đáo và tràn ngập sức sống, nơi yếu tố thiên nhiên được tích hợp một cách sáng tạo vào môi trường làm việc. Điểm ấn tượng nhất là những cấu trúc mô phỏng nhà kính, tạo ra các khu vực làm việc riêng biệt nhưng vẫn ngập tràn ánh sáng tự nhiên và được bao quanh bởi cây xanh tươi tốt

Không gian Coworking nổi bật với phong cách xanh biophilic, nơi các yếu tố thiên nhiên được ưu tiên hàng đầu để tạo ra một môi trường làm việc trong lành và đầy cảm hứng. Mảng tường và trần ốp gỗ với các thanh nan dọc tạo cảm giác ấm cúng và gần gũi, kết hợp hoàn hảo với sự tươi mát của bức tường cây xanh lớn và nhiều chậu cây cảnh được bố trí khéo léo khắp không gian.

7. 8 yếu tố cần xem xét khi lựa chọn Coworking Space

Với sự đa dạng của thị trường hiện nay, người dùng cần cân nhắc kỹ lưỡng nhiều yếu tố, bao gồm.

7.1. Vị trí địa lý

Vị trí luôn là một trong những yếu tố hàng đầu khi tìm kiếm không gian làm việc. Một vị trí tốt không chỉ giúp tiết kiệm thời gian di chuyển mà còn ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận khách hàng và đối tác.

• Đối với doanh nghiệp dịch vụ hoặc thường xuyên tiếp khách: Nên ưu tiên các Coworking Space có vị trí trung tâm, dễ tìm, giao thông thuận tiện, gần các đầu mối giao thông công cộng hoặc có chỗ đậu xe thoải mái. Một địa điểm dễ tiếp cận sẽ tạo ấn tượng tốt và thuận lợi cho việc gặp gỡ.
• Đối với freelancer hoặc công việc ít tiếp xúc khách hàng trực tiếp: Có thể cân nhắc các vị trí gần nhà để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại hoặc những khu vực yên tĩnh hơn để tăng sự tập trung. Hiện nay, Coworking Space cũng đã trở nên phổ biến ở các khu vực ngoại ô chứ không chỉ tập trung ở trung tâm thành phố.
• Các yếu tố khác cần xem xét: An ninh khu vực, tiện ích xung quanh (quán ăn, ngân hàng, cửa hàng tiện lợi) và cân nhắc xem liệu vị trí đó có phù hợp với hình ảnh thương hiệu của bạn hay không.

7.2. Ngân sách và các gói dịch vụ

Chi phí là một yếu tố không thể bỏ qua. Người thuê cần so sánh giá cả giữa các Coworking Space và hiểu rõ các chi phí nào đã bao gồm và chưa bao gồm trong gói dịch vụ.

• Các loại gói dịch vụ: Tìm hiểu các gói khác nhau như chỗ ngồi linh hoạt, chỗ ngồi cố định, văn phòng riêng, văn phòng ảo và các gói theo giờ, ngày, tháng.
• Chi phí bao gồm: Xác định rõ các tiện ích và dịch vụ nào đã được tính vào phí thành viên (ví dụ: internet, điện, nước, trà/cà phê, sử dụng phòng họp, in ấn).
• Chi phí phát sinh: Hỏi rõ về các chi phí có thể phát sinh thêm (ví dụ: phí sử dụng phòng họp quá giờ, phí in ấn vượt định mức, phí giữ xe).
• So sánh giá trị: Không chỉ nhìn vào con số tuyệt đối mà cần đánh giá giá trị nhận được tương xứng với chi phí bỏ ra. Một gói dịch vụ đắt hơn có thể đi kèm với vị trí tốt hơn, tiện ích cao cấp hơn hoặc cộng đồng chất lượng hơn.

7.3. Thiết kế không gian và cảm hứng làm việc

Không gian làm việc có ảnh hưởng lớn đến tâm trạng, sự sáng tạo và năng suất. Hãy chọn một Coworking Space mà bạn cảm thấy thoải mái và có cảm hứng làm việc.

• Phong cách thiết kế: Không gian có phù hợp với văn hóa công ty hoặc sở thích cá nhân không? Hiện đại, tối giản, ấm cúng, hay nghệ thuật?.
• Ánh sáng và màu sắc: Ưu tiên không gian có nhiều ánh sáng tự nhiên, màu sắc hài hòa, tạo cảm giác dễ chịu.
• Bố cục không gian: Cách bài trí có khoa học không? Có đủ các khu vực chức năng (làm việc tập trung, thảo luận nhóm, thư giãn) không?.
• Sự thoải mái: Bàn ghế có tiện nghi, công thái học không? Không gian có thông thoáng, sạch sẽ không?

7.4. Hệ thống tiện ích và cơ sở vật chất

Kiểm tra kỹ lưỡng các tiện ích mà Coworking Space cung cấp để đảm bảo đáp ứng nhu cầu công việc.

• Tiện ích cơ bản: Internet tốc độ cao và ổn định là yếu tố bắt buộc, ngoài ra còn có máy in, máy photocopy, máy scan, phòng họp được trang bị (máy chiếu, bảng viết), khu vực pantry (trà, cà phê, nước uống, lò vi sóng).
• Tiện ích bổ sung: Một số Coworking Space cao cấp có thể cung cấp thêm phòng nghe điện thoại riêng tư, khu vực thư giãn, phòng gym, phòng tắm, khu đọc sách, thậm chí là khu vui chơi giải trí.
• Chất lượng tiện ích: Không chỉ xem xét số lượng mà còn cả chất lượng. Internet có thực sự nhanh và ổn định không? Phòng họp có dễ đặt và đầy đủ trang thiết bị không?

7.5. Văn hóa cộng đồng và cơ hội kết nối

Một trong những giá trị lớn nhất của Coworking Space là cộng đồng. Hãy tìm hiểu xem văn hóa cộng đồng ở đó có phù hợp với bạn không.

• Thành viên cộng đồng: Tìm hiểu về cơ cấu thành viên (freelancer, startup, doanh nghiệp nhỏ/lớn), các ngành nghề chủ yếu. Liệu bạn có thể tìm thấy những người cùng chí hướng, đối tác tiềm năng hoặc khách hàng trong cộng đồng đó không?.
• Sự kiện networking: Không gian có thường xuyên tổ chức các sự kiện kết nối, workshop, buổi chia sẻ kiến thức không? Đây là cơ hội tốt để mở rộng mạng lưới và học hỏi.
• Không khí chung: Không khí làm việc có năng động, cởi mở, thân thiện và hợp tác không?

7.6. Bảo mật, riêng tư và quản lý tiếng ồn

Đây là những yếu tố đặc biệt quan trọng nếu công việc của bạn đòi hỏi sự tập trung cao độ hoặc xử lý thông tin nhạy cảm.

• Quản lý tiếng ồn: Không gian có các giải pháp cách âm, tiêu âm không (ví dụ: tấm cách âm, thảm, trần tiêu âm)? Có khu vực yên tĩnh (quiet zone) hoặc quy định rõ ràng về việc giữ trật tự không?.
• Không gian riêng tư: Có phòng họp riêng, phone booth để thực hiện các cuộc gọi quan trọng hoặc thảo luận bảo mật không?.
• An ninh mạng: Mạng Wi-Fi có được bảo mật tốt không? Có cung cấp tùy chọn mạng riêng ảo (VPN) hoặc các biện pháp bảo vệ dữ liệu khác không?.
• An ninh vật lý: Tòa nhà và không gian làm việc có hệ thống an ninh (camera, bảo vệ, kiểm soát ra vào) đảm bảo an toàn cho người và tài sản không?

7.7. Điều khoản hợp đồng và sự linh hoạt

Trước khi ký hợp đồng, hãy đọc kỹ và hiểu rõ tất cả các điều khoản, đặc biệt là những điều liên quan đến thời hạn, gia hạn, hủy hợp đồng và các quy định sử dụng không gian.

• Thời hạn hợp đồng: Có các lựa chọn ngắn hạn (tháng, quý) hay bắt buộc phải ký dài hạn (năm)?
• Điều kiện thay đổi/hủy gói: Quy trình và chi phí (nếu có) khi muốn thay đổi gói dịch vụ hoặc hủy hợp đồng trước thời hạn.
• Nội quy sử dụng: Các quy định về giờ giấc hoạt động, sử dụng tiện ích chung, tiếp khách, mang đồ ăn thức uống vào văn phòng.

7.8. Trải nghiệm thử thực tế

Nhiều Coworking Space cho phép khách hàng tiềm năng đến tham quan, làm việc thử một ngày (có thể miễn phí hoặc có phí nhỏ). Đây là cơ hội vàng để bạn tự mình cảm nhận và đánh giá không gian.

• Cảm nhận thực tế: Không gian có giống như quảng cáo không? Không khí làm việc có phù hợp không?
• Kiểm tra tiện ích: Chất lượng internet, sự thoải mái của bàn ghế, mức độ ồn ào thực tế, sự sẵn có của phòng họp.
• Tương tác với cộng đồng: Hãy thử bắt chuyện với một vài thành viên để cảm nhận về văn hóa cộng đồng.

8. Động lực tăng trưởng của thị trường Coworking Việt Nam

Thị trường Coworking Space tại Việt Nam dù xuất hiện muộn hơn so với thế giới (khoảng năm 2012), đã có những bước phát triển nhanh chóng và ấn tượng, đặc biệt trong giai đoạn 2017 – 2019 với mức tăng trưởng số lượng không gian đáng kể.

Động lực tăng trưởng:

• Sự bùng nổ của cộng đồng startup: Việt Nam là một trong những quốc gia có số lượng doanh nghiệp khởi nghiệp lớn ở Đông Nam Á. Các startup với nguồn lực hạn chế và nhu cầu linh hoạt cao là đối tượng khách hàng lý tưởng của Coworking Space.
• Lực lượng lao động trẻ và Gen Z: Thế hệ lao động trẻ tại Việt Nam ngày càng ưa chuộng môi trường làm việc năng động, sáng tạo, linh hoạt và có tính cộng đồng cao mà Coworking Space mang lại.
• Nhu cầu làm việc linh hoạt gia tăng: Sau đại dịch COVID-19, xu hướng làm việc từ xa và làm việc kết hợp (hybrid working) trở nên phổ biến, thúc đẩy nhu cầu về các không gian làm việc linh hoạt bên ngoài văn phòng truyền thống và nhà ở.
• Chi phí hợp lý và tiện ích đầy đủ: So với văn phòng truyền thống, Coworking Space giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể trong khi vẫn được hưởng đầy đủ tiện nghi.
• Nguồn cung văn phòng truyền thống hạn chế: Tại các thành phố lớn như TP.HCM, tỷ lệ lấp đầy văn phòng cao cấp có thời điểm rất cao, tạo điều kiện cho Coworking Space phát triển như một giải pháp thay thế.

9. Crystal Design TPL – Đơn vị thi công thiết kế nội thất Coworking Space hàng đầu

Nếu đang ấp ủ kế hoạch đầu tư và triển khai mô hình Coworking Space đột phá, thu hút và tối ưu hiệu quả hoạt động, Crystal Design TPL chính là đối tác chiến lược mà bạn hoàn toàn có thể tin cậy.

Với bề dày hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, sản xuất và thi công nội thất trọn gói, Crystal Design TPL tự hào là tên tuổi bảo chứng cho chất lượng và sự sáng tạo. Crystal Design TPL đã và đang là đối tác tin cậy của hàng loạt doanh nghiệp lớn nhỏ trên toàn quốc và vươn tầm khu vực Đông Nam Á.

Tại Sao Crystal Design TPL là lựa chọn tối ưu cho dự án Coworking Space?

• Đội ngũ chuyên gia ưu tú: Sức mạnh của Crystal Design TPL đến từ đội ngũ nhân sự hội tụ tinh hoa: các nhà thiết kế sáng tạo không ngừng, cập nhật xu hướng toàn cầu; đội ngũ thợ mộc lành nghề, tỉ mỉ trong từng chi tiết; các kỹ sư cơ điện dày dạn kinh nghiệm đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru; cùng Ban quản lý dự án tận tâm, nhiệt huyết, theo sát mọi tiến trình.
• Nền tảng sản xuất hiện đại & chủ động: Crystal Design TPL sở hữu hệ thống nhà xưởng với máy móc sản xuất tiên tiến, kết hợp cùng đội ngũ phương tiện vận chuyển cơ động, cho phép Crystal Design TPL hoàn toàn chủ động trong việc triển khai thi công trên mọi địa bàn và linh hoạt ứng phó với mọi tình huống, đảm bảo tiến độ và chất lượng.
• Tầm nhìn thiết kế quốc tế, am hiểu bản địa: Mỗi dự án mang dấu ấn Crystal Design TPL đều được chăm chút bởi các chuyên gia hàng đầu với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành thiết kế & thi công nội thất đến từ Hàn Quốc và Việt Nam, mang đến sự giao thoa độc đáo giữa tiêu chuẩn quốc tế và sự thấu hiểu văn hóa, nhu cầu đặc thù tại Việt Nam.
• Cam kết về chất lượng và tiến độ: Uy tín của Crystal Design TPL được xây dựng trên sự cam kết về chất lượng thi công và việc bàn giao dự án đúng tiến độ.
• Giải pháp tài chính tối ưu: Crystal Design TPL mang đến chính sách giá cả dịch vụ cạnh tranh, minh bạch và các gói giải pháp linh hoạt, phù hợp với ngân sách đa dạng của nhiều doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.

Hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về Coworking Space là gì​, các loại hình phổ biến, ưu nhược điểm cũng như đối tượng phù hợp với mô hình này. Với tính linh hoạt, tiết kiệm chi phí và khả năng kết nối cộng đồng mạnh mẽ, Coworking Space đang ngày càng trở thành xu hướng văn phòng được ưa chuộng, đáp ứng nhu cầu của nhiều cá nhân và doanh nghiệp trong bối cảnh làm việc hiện đại.

Nếu bạn có dự định đầu tư một Coworking Space độc đáo và thu hút, hãy liên hệ ngay với Crystal Design TPL để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá tốt nhất!