Thiết kế văn phòng ảo – xu hướng thiết kế lên ngôi trong đại dịch Covid-19

Thiết kế văn phòng ảo là xu hướng thiết kế trong những năm gần đây, không chỉ vì tình hình dịch bệnh mà nó còn mang lại rất nhiều lợi ích khác. Lợi ích của văn phòng ảo là gì? Những doanh nghiệp nào phù hợp với mô hình văn phòng ảo? Cùng tìm hiểu ngay tại đây.

thiết kế văn phòng ảo
Thiết kế văn phòng ảo làm việc từ xa

1. Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo nghĩa là nơi đại diện đăng ký kinh doanh, mọi dịch vụ liên quan đến văn phòng như nhân viên hành chính, thuê địa điểm dài hạn đều không có. Văn phòng ảo thực chất là dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp địa chỉ để thực hiện giao dịch, gửi thư, tiếp thị hoặc để đáp ứng yêu cầu cho cấp phép hoạt động kinh doanh.

Thiết kế văn phòng ảo phù hợp trong thời kỳ covid, thời kỳ giãn cách xã hội, hạn chế ra ngoài, hoặc phù hợp với các công ty/doanh nghiệp nhỏ mới khởi nghiệp muốn tiết kiệm chi phí hoạt động.

Nhân viên làm việc cho công ty có văn phòng ảo, nghĩa là không có văn phòng thực sẽ làm việc ở nhà hoặc ở bất kỳ đâu thông qua các ứng dụng công nghệ thông minh. Họ vẫn đáp ứng được yêu cầu làm việc như những nhân viên làm việc trực tiếp tại công ty.

Dịch vụ chăm sóc khách hàng, trả lời, tư vấn khách hàng,… các hoạt động đều có thể thực hiện thông qua các thiết bị công nghệ hiện đại. Cuộc họp trực tuyến ngày nay càng phổ biến hơn trong tình hình dịch, nhưng vẫn hiệu quả như khi họp trực tiếp.

trang trí văn phòng ảo
Thiết kế không gian văn phòng ảo phù hợp trong thời kỳ đại dịch covid hiện nay

2. Đặc điểm của văn phòng ảo

Địa chỉ văn phòng: Địa chỉ văn phòng là nơi gửi thư, tiếp thị, văn phòng thực và được nhà nước chấp nhận. Địa chỉ này chủ yếu để đáp ứng yêu cầu cho phép đăng ký và cấp giấy phép kinh doanh.

Dịch vụ lễ tân từ xa: Lễ tân làm việc từ xa thông qua trả lời điện thoại, nhận tin nhắn và cung cấp các dịch vụ cơ bản cho khách hàng. Tất cả các cuộc gọi đến công ty đều được chuyển tiếp đến bộ phận tiếp tân để xử lý và giải quyết.

Hệ thống điện thoại và thư kỹ thuật số: Trong thời đại công nghệ hiện nay, hệ thống đám mây chứa tài liệu và các tính năng tự động được áp dụng để trả lời, gửi lời chào, các tiện ích mở rộng cho người dùng.

mẫu thiết kế văn phòng ảo
Mẫu thiết kế văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí tổ chức, vận hành, duy trì

3. Những lợi ích mà thiết kế văn phòng ảo mang lại

Văn phòng ảo là nơi đại diện cho doanh nghiệp, một văn phòng, một địa chỉ thực nhưng không tốn kém chi phí vận hành, duy trì nơi làm việc. Trong khi các công cụ, phần mềm các dịch vụ văn phòng như họp trực tuyến. web, công cụ quản lý online,… hoạt động rất hiệu quả thúc đẩy doanh nghiệp sử dụng và phát triển mô hình văn phòng ảo. Sau đây là những lợi ích mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần biết về thiết kế không gian văn phòng ảo.

Tăng năng suất:

thiết kế văn phòng ảo phù hợp
Nhân viên được quyết định nơi làm việc thoải mái nhất với họ

Việc làm việc từ xa, tại nhà hay bất kỳ địa điểm nào nhân viên mang muốn sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển. Nơi làm việc do nhân viên quyết định sẽ tạo cảm giác thoải mái nhất cho họ, giúp năng suất làm việc được nâng cao. Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê phương tiện đưa đón nhân viên từ nhà đến công ty. Mẫu thiết kế văn phòng ảo còn giúp năng suất làm việc tăng và tiết kiệm được nhiều chi phí cho doanh nghiệp.

>> Có thể bạn quan tâm: Thiết kế văn phòng mở là gì? Lợi ích và hạn chế của văn phòng mở

Tạo dựng chuyên nghiệp và uy tín:

Làm việc từ xa, làm việc từ nhà đã trở thành những cụm từ phổ biến trong thời đại hiện nay, nó như một làn gió mới phá vỡ phong cách làm việc truyền thống. Sự mới lạ và độc đáo trong phong cách làm việc này được chấp nhận rộng rãi, nhưng vẫn có rào cản nếu muốn thu hút những khách hàng có tư tưởng truyền thống. Địa chỉ văn phòng luôn tạo ra niềm tin và độ tin cậy cao hơn cho khách hàng.

Tạo môi trường làm việc linh hoạt:

thiết kế không gian văn phòng ảo
Môi trường làm việc linh hoạt của văn phòng ảo cho nhân viên

Nhân viên được quyết định không gian, nơi mình làm việc để giải quyết công việc, từ ở nhà cho đến các quán cà phê hay ngay cả khi bạn đang trong bồn tắm chỉ cần laptop bạn vẫn có thể làm việc. Mặc dù nhân viên được quyết định nơi mình làm việc nhưng văn phòng ảo vẫn có công cụ như lên timeline đảm bảo kiểm soát chặt chẽ công việc của nhân viên.

Tiết kiệm chi phí xây dựng, vận hành văn phòng:

Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí duy trì văn phòng, các hoạt động cơ bản để vận hành văn phòng. Văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí đầu tư, thiết bị nội thất, nhân viên lễ tân,…

Nếu gặp khó khăn trong thiết kế văn phòng ảo bạn có thể liên hệ công ty thiết kế văn phòng chuyên nghiệp Crystal Design TPL để được tư vấn rõ hơn.

4. Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng văn phòng ảo

Mặc dù văn phòng ảo được chấp nhận rộng rãi và mang lại nhiều lợi ích to lớn nhưng bên cạnh đó nó vẫn còn một số hạn chế tồn tại mà doanh nghiệp cần biết.

4.1 Ưu điểm

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Thiết kế văn phòng ảo đặt tại trung tâm, vị trí lý tưởng, trong một tòa nhà sang xịn, nằm ngay trên con đường đắt đỏ nhất thành phố vô hình tạo niềm tin và độ tin cậy cao cho khách hàng. Doanh nghiệp chỉ sử dụng địa chỉ ảo này để đáp ứng tiêu chuẩn đăng ký hoạt động kinh doanh chính thức, những sự kiện gặp gỡ đối tác, ký kết hợp đồng. Chỉ những sự kiện lớn mới diễn ra tại văn phòng ảo.

Tiết kiệm chi phí duy trì văn phòng

Doanh nghiệp không cần đầu tư trang thiết bị, chi phí bảo trì, chi phí duy trì, chi phí vệ sinh. Doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều các khoản phí, các khoản này có thể dùng để đầu tư vào hoạt động cốt lõi của công ty.

văn phòng ảo
Thiêt kế không gian làm việc văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí duy trì văn phòng

Mang lại sự linh hoạt cho nhân viên

Nhân viên được quyền làm chủ mình, không có cảm giác áp lực từ đồng nghiệp hay cấp trên vì tham gia chung vào môi trường làm việc. Tổ chức làm việc từ xa hiệu quả hơn bao giờ hết khi chính phủ yêu cầu thực hiện các biện pháp giãn cách xã hội. Làm việc từ xa thông qua văn phòng ảo là giải pháp làm tăng năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.

4.2 Nhược điểm

Cần đặt lịch hẹn và kế hoạch trước

Khi tiếp cận khách hàng, doanh nghiệp luôn cần phải hẹn lịch trước để gặp gỡ và trao đổi. Vì địa chỉ văn phòng không có lễ tân, không có nhân viên làm việc nên mỗi khi muốn gặp gỡ cần đặt lịch và có kế hoạch trước.

Sự liên kết giữa các nhân viên

Trao đổi công việc trực tiếp chắc chắn sẽ hiệu quả hơn khi làm việc từ xa, hạn chế này luôn luôn tồn tại. Muốn khắc phục các nhân viên phải ý thức và có tinh thần làm việc cao trong môi trường văn phòng ảo.

5. Thiết kế văn phòng ảo phù hợp cho doanh nghiệp nào?

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, những công ty startup chưa vững vào trong tài chính, muốn tối giản chi phí. Doanh nghiệp muốn định hình văn hóa làm việc tại nhà đều có thể áp dụng mô hình thiết kế văn phòng ảo.

Tuy nhiên, những ngành nghề có tính bảo mật cao như ngân hàng, tài chính,… không thể sử dụng mô hình này vì không kiểm soát hoạt động hiệu quả.

Nhìn chung văn phòng ảo tiết kiệm được rất nhiều chi phí, tối giản công việc mà vẫn đáp ứng được nhu cầu cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cân nhắc để thiết kế văn phòng ảo phù hợp và tối ưu nhất.

Vừa rồi, các bạn đã được tìm hiểu những thông tin về thiết kế văn phòng ảo. Hy vọng với những thông tin mà Crystal Design – TPL đã cung cấp sẽ giúp bạn hiểu rõ được đặc điểm và những ưu, nhược điểm của văn phòng ảo. Nếu như bạn còn có những thắc mắc liên quan đến thiết kế nội thất văn phòng, xin mời liên hệ với Crystal Design – TPL để nhận được những tư vấn.

đặng trường minh
Đặng Trường Minh

Tôi là Đặng Trường Minh - Chief Designer tại Crystal Design - TPL. Với hơn 15 năm kinh nghiệm quản lý các dự án lớn nhỏ, tôi mong muốn mang lại một không gian làm việc tối ưu, độc đáo và tiên dụng nhất cho khách hàng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *