Các loại hình văn phòng phù hợp nhất cho doanh nghiệp 2021

Văn phòng không còn là khái niệm xa lạ với mọi người, khi nhắc đến văn phòng hầu hết mọi người đều có thể hình dung ra được như thế nào là văn phòng. Nhưng đó chỉ là cái nhìn đơn giản của một người bình thường, còn đối với những người đang dự định thuê văn phòng, hay đầu tư thiết kế xây dựng văn phòng cho doanh nghiệp thì cần biết những kiến thức sâu hơn về các loại hình văn phòng. Cùng Crystal Design – TPL tìm hiểu những kiến thức về các loại hình văn phòng qua bài viết dưới đây.

các loại hình văn phòng
các loại hình văn phòng ở Việt Nam hiện nay nào?

1. Văn phòng là gì?

Văn phòng là không gian làm việc của các nhân viên, thường được đặt trong một tòa nhà, cao ốc, hay riêng biệt trong một công ty. Văn phòng được thiết kế cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hoặc kinh doanh liên quan đến văn phòng. Trong văn phòng có đầy đủ nội thất như bàn ghế, máy vi tính, kệ tủ,…

Mọi người sẽ cùng nhau làm việc trong văn phòng, văn phòng nằm trong một tòa nhà, cao ốc hoặc trụ sở của doanh nghiệp. Văn phòng là nơi chứa các phòng ban, bộ máy điều hành, tổ chức công ty.

văn phòng là gì
Các loại mô hình văn phòng hiện nay được ưa chuộng tại Việt Nam

Cơ quan điều hành công ty có vai trò như thu thập, xử lý, cung cấp thông tin, quan tâm chăm lo đời sống đội ngũ nhân viên, đảm bảo các hoạt động cần thiết cho công ty. Văn phòng có thể là một phần tách rời với doanh nghiệp gọi là các loại hình văn phòng đại diện hoặc chi nhánh văn phòng.

Trong một văn phòng sẽ có nhiều phòng ban, bộ phận trong công ty làm việc với nhau, tùy theo sắp xếp của ban lãnh đạo. Văn phòng là nơi tổ chức làm việc, thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến công việc cũng như đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó.

các loại hình văn phòng hiện nay
Mỗi loại hình văn phòng sẽ có những chức năng riêng

2. Chức năng của các loại hình văn phòng

Mỗi văn phòng của các công ty hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau sẽ có các chức năng đặc trưng. Những chức năng cơ bản mà bất kì các loại hình văn phòng nào cũng có là:

  • Không gian cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động liên quan đến công việc, duy trì công việc hoạt động tại khu vực này.
  • Không gian cho các buổi hội họp, đón tiếp, gặp gỡ đối tác,…
  • Tiếp nhận thông tin, tiếp nhận thư từ văn bản, lưu trữ hồ sơ,…

3. Các loại hình văn phòng phổ biến ở Việt Nam hiện nay 2021

3.1 Loại hình văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống được xây dựng trong thời gian trước thường là văn phòng dạng kín. Văn phòng thuộc sở hữu và quản lý của một doanh nghiệp duy nhất, vị trí và địa chỉ rõ ràng. Loại hình văn phòng này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên và triển khai công việc có hệ thống, hiệu quả.

các loại hình văn phòng phổ biến
Thiết kế văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống mặc dù hiện nay ít được xây dựng nhưng nó có ưu điểm là ổn định, lâu dài và đảm bảo quyền riêng tư cho nhân viên. Hiện nay văn phòng truyền thống không được xây dựng nhiều vì gặp phải các hạn chế như chi phí xây dựng ban đầu lớn, chỉ những công ty lớn có nguồn tài chính ổn định mới có khả năng.

Nhưng hiện nay kể cả những công ty có tài chính ổn định cũng không muốn xây dựng văn phòng kiểu truyền thống, vì mô hình văn phòng lạc hậu, không có tính linh hoạt, giảm sự kết nối giữa các phòng ban.

3.2 Các loại hình văn phòng hiện đại ở nước ta

Văn phòng hiện đại được chú ý nhiều hơn cả, nhận được sự quan tâm của khách hàng, nhà đầu tư, các công ty thiết kế và xây dựng. Ngay tên gọi đã giúp bạn hình dung ra được mô hình văn phòng kiểu này, không gian linh hoạt, đáp ứng nhiều công năng và có nhiều tiện ích vượt trội.

các loại hình văn phòng hiện đại
Loại hình văn phòng hiện đại rất được yêu thích

3.2.1 Văn phòng ảo (Virtual Office)

Văn phòng ảo là một trong các loại hình văn phòng cho doanh nghiệp sẽ thuê địa điểm để có địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp một cách hợp pháp. Vẫn có một văn phòng thực hiện hữu, nhưng chỉ là nơi đại diện tiếp nhận thư từ, giấy tờ, chỉ sử dụng văn phòng này khi có việc cần. Văn phòng dạng này hoạt động dưới sự cho phép của pháp luật Việt Nam.

Văn phòng ảo không có nhân viên, không có quản lý, nhưng không đồng nghĩa với việc là nó vô hình. Đây chỉ là một văn phòng nhỏ, vẫn có bàn ghế làm việc, là nơi tiếp nhận văn bản, bưu kiện hoặc sẽ đón tiếp khách hàng môi khi doanh nghiệp cần.

các loại hình văn phòng cho doanh nghiệp
Mẫu thiết kế văn phòng ảo là lựa chọn phù hợp cho những công ty chưa có điều kiện tài chính

Loại hình này giúp nhiều công ty tiết kiệm chi phí xây dựng mà vẫn có thể đăng ký thành lập doanh nghiệp một cách hợp pháp. Văn phòng giúp xây dựng hình ảnh công ty chuyên nghiệp hơn.

3.2.2 Văn phòng chung (Co-working space)

Văn phòng có trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc, không gian làm việc cho cá nhân và tập thể. Mô hình thiết kế văn phòng làm việc chung Co-working space phù hợp với các công ty trẻ, công ty nhỏ, startup, cá nhân làm việc độc lập, vì chi phí sử dụng văn phòng không quá lớn. Khi sử dụng văn phòng chung giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và mở rộng mối quan hệ với các công ty khác có sử dụng chung văn phòng.

các loại hình văn phòng ở nước ta
Không gian làm việc chung thoáng đãng

Ưu điểm của văn phòng chung là truyền cảm hứng sáng tạo và năng lượng đến cho nhân viên giúp cải thiện công việc, làm việc hiệu quả hơn. Những người làm việc trong văn phòng dạng này luôn cảm thấy nhiều năng lượng, nhiệt huyết làm việc hơn. Tuy nhiên, hạn chế của văn phòng chung là không có tính bảo mật cao, không gian văn phòng không được tối ưu theo cách riêng của công ty.

3.2.3 Văn phòng chia sẻ (Shared Office)

Đây là một trong các loại mô hình văn phòng ngày càng phổ biến tại nước ta với tên gọi là văn phòng chia sẻ. Mô hình văn phòng là nơi làm việc của một hoặc nhiều công ty khác nhau, hình thành một không gian chung có tính cộng đồng.

các loại hình văn phòng đại diện
Văn phòng chia sẻ – nơi mọi người thoải mái trình bày quan điểm

Khác nơi văn phòng chung, văn phòng Shared Office chỉ chia sẻ không gian, trang thiết bị, mọi người vẫn có không gian văn phòng riêng tư để làm việc của công ty mình, đảm bảo được tính riêng tư, riêng biệt để công ty có thể quản lý và vận hành nhân viên tốt hơn.

3.2.4 Căn hộ văn phòng (Officetel)

Officetel là tên gọi kết hợp của hai từ Office và Hotel. Đây là một trong các loại hình văn phòng căn hộ, tích hợp căn hộ – không gian sống với văn phòng – không gian làm việc. Officetel giúp nhân viên dễ dàng kết hợp công việc với việc nghỉ ngơi, thư giãn thậm chí là cư trú qua đêm, không gian sẽ được tối ưu nhất có thể để đáp ứng cả hai công năng cùng một lúc. Không gian được tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, mô hình phù hợp với các doanh nghiệp có tài chính hạn hẹp.

các loại hình văn phòng hiện đại ở nước ta
Văn phòng tích hợp với căn hộ

3.2.5 Văn phòng xanh (Biophilic Office)

Văn phòng xanh là văn phòng có sắc xanh của cây cối, thiên nhiên, những yếu tố tự nhiên, một văn phòng chứa yếu tố thiên nhiên luôn thu hút sự yêu thích của các cá nhân, doanh nghiệp. Mô hình văn phòng được sắp xếp, bố trí như một văn phòng bình thường nhưng khéo léo trong cách bài trí khu vực bằng cách thêm yếu tố thiên nhiên vào.

các loại hình văn phòng ở việt nam hiện nay
Bổ sung mảng xanh cho không gian văn phòng của bạn

Một môi trường nhiều cây xanh và yếu tố thiên nhiên giúp nhân viên làm việc thư giãn, sáng tạo và tập trung hơn. Cây xanh giúp điều hòa không khí, làm mát không khí, mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời cho văn phòng.

3.2.6 Văn phòng thông minh (Smart Office)

Văn phòng thông minh ra đời để đáp ứng nhiều thay đổi trong thời đại 4.0. Sự bùng nổ những công nghệ mới như: điện toán đám mây, Big Data, Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI)… giúp hiện thực hóa và làm cho loại hình này phát triển nhanh chóng.

Thiết kế nội thất văn phòng thông minh có đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, nơi làm việc kỹ thuật số sử dụng tối đa diện tích văn phòng. Môi trường làm việc năng động, linh hoạt, các trang thiết bị và cách thiết kế giúp nhân viên giảm thiểu được các hoạt động thừa, giảm khối lượng công việc nhờ quy trình tự động hóa.

chức năng của các loại hình văn phòng
Văn phòng làm việc thông minh với đầy đủ tiện ích

3.2.7 Văn phòng bền vững

Văn phòng bền vững được thiết kế hướng đến sự bền vững, tạo ra sự bền vững trong bối cảnh môi trường, xã hội, kinh tế luôn biến chuyển và thay đổi chóng mặt như hiện nay.

những loại hình văn phòng
Thiết kế văn phòng bền vững

Trước tiên văn phòng bền vững hướng đến việc bảo vệ môi trường, sau đó là nâng cao trải nghiệm làm việc của con người. Giá trị con người gắn với giá trị doanh nghiệp, với doanh nghiệp xây dựng các loại hình văn phòng kiểu này họ đầu tư vào con người giống như đầu tư vào vào công ty để đạt được sự phát triển và bền vững.

3.2.8 Văn phòng làm việc riêng

Văn phòng làm việc riêng giúp công ty dễ dàng quản lý và vận hành công việc, nhân viên. Không gian riêng yên tĩnh, riêng tư có thể thoải mái sắp xếp, bố trí không gian theo mong muốn, tự tạo không gian xanh, bài trí cây xanh, trang trí nội thất. Không gian riêng giúp nhân viên làm việc tập trung, sáng tạo, thoải mái, đáp ứng đầy đủ các công năng như làm việc, hội họp, tiếp khách, giải trí, thư giãn.

các loại mô hình văn phòng
Văn phòng làm việc riêng tôn trọng sự riêng tư của nhân viên

Với những gợi ý về các loại hình văn phòng, hy vọng bạn sẽ tìm được loại hình văn phòng yêu thích và phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Nếu như có bất cứ thắc mắc nào liên quan đến thiết kế văn phòng hãy liên hệ với Crystal Design – TPL để nhận được sự tư vấn tốt nhất.

đặng trường minh
Đặng Trường Minh

Tôi là Đặng Trường Minh - Chief Designer tại Crystal Design - TPL. Với hơn 15 năm kinh nghiệm quản lý các dự án lớn nhỏ, tôi mong muốn mang lại một không gian làm việc tối ưu, độc đáo và tiên dụng nhất cho khách hàng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *